1. Publicação do Edital: Detalha as necessidades da entidade pública, os prazos e as regras para participar. É o documento mais importante da licitação, pois contém todas as informações e requisitos necessários para que as empresas interessadas possam participar.
2. Credenciamento: Fase em que as empresas interessadas se credenciam no sistema eletrônico de compras governamentais (o credenciamento varia conforme o órgão), fornecendo todas as informações e documentos solicitados para comprovar que estão habilitadas a participar da licitação.
3. Envio da Proposta de Preços: Por meio do sistema eletrônico, as empresas enviam suas propostas com os preços para a aquisição do item ou execução do serviço objeto do pregão, de acordo com as exigências do edital.
4. Abertura da Sessão: Esta é a fase inicial do pregão propriamente dito. Nesse momento, o sistema ordenará as propostas de forma automática, com base nos preços ofertados, dos menores para os maiores. Aquelas que não cumpram com as especificações do edital são desclassificadas.
5. Etapa de Lances: Após a abertura das propostas, tem início a fase de lances. As empresas poderão ofertar lances menores do que o proposto originalmente. Lembrando que, nessa etapa, pode participar somente os licitantes que tenham tido suas propostas classificadas.
6. Encerramento da Etapa de Lances: O sistema destina um período para que os lances sejam efetuados. Uma vez esgotado esse período, a etapa de lances é encerrada.
7. Negociação: Após o encerramento da etapa de lances, o pregoeiro tem a opção de negociar com o licitante que apresentou o lance de menor valor, com o objetivo de obter um preço ainda mais vantajoso.
8. Aceitabilidade da Proposta: O pregoeiro verifica se a proposta de menor preço está de acordo com os termos do edital e se os preços são compatíveis com os de mercado.
9. Habilitação: Caso a proposta seja aceitável, o licitante que a realizou deve comprovar que atende aos requisitos de habilitação estabelecidos no edital. Caso contrário, é desclassificado e o licitante com a proposta de preço imediatamente superior é convocado.
10. Recursos: Se um licitante discordar das decisões do pregoeiro, ele tem um prazo para apresentar recursos. Todos os licitantes são notificados e têm a oportunidade de responder aos recursos.
11. Adjudicação e Homologação: Se não houver recurso ou se os recursos apresentados forem negados, a autoridade competente homologa o procedimento, ou seja, confirma sua validade. Em seguida, o pregoeiro adjudica o objeto ao licitante vencedor, significando que ele é o escolhido para a assinatura do contrato.
12. Assinatura do Contrato: Esta é a última etapa, na qual, após todas as outras etapas, o contrato é assinado entre a Administração Pública e o licitante vencedor, estabelecendo as obrigações de ambas as partes.
Lembrando que estas são as etapas em linhas gerais. O procedimento pode ter especificidades de acordo com o órgão licitante, a natureza do objeto, as exigências do edital, entre outros fatores.